مدیریت زمان در معماری ؛ ۱۳ نکته که بهره‌وری معماران را دگرگون می‌کند!
ما فارغ التحصیلان معماری مطالب زیادی درمورد تخصص خود در دانشگاه می‌آموزیم. اما بعد از ورود به بازار کار واقعی با چالش‌های ابعاد گسترده‌تری روبرو می‌شویم. بعضاً این چالش‌ها با هیچ یک از مهارت‌های تخصصی معماری قابل حل نیستند. در دنیای امروز به این مهارت‌های عمومی و بسیار مهم، مهارت‌های نرم گفته میشود. این مهارت‌ها شامل مواردی نظیر برنامه‌ریزی، مدیریت زمان، قدرت تصمیم‌گیری و مهارت‌های ارتباطی هستند. کانون معماران و شهرسازان سعی دارد فارغ‌التحصیلان معماری را نسبت به چالش‌های واقعی محیط کار مجهز کند. از این رو در این سری از مقالات به بررسی مهارت‌های نرمی پرداخته میشود که برای هر معماری ضرورت دارد.
در مقاله‌ی پیش رو مشخصاً بر روی مقوله‌ی مدیریت زمان متمرکز می‌شویم. چرا که اثرات آن برای اکثر معماران بسیار ملموس است. آیا شما تا کنون درمورد نحوه‌ی مدیریت زمان پیشبرد پروژه، تنظیم زمان ملاقات با کارفرما یا ددلاین‌های تنظیم‌شده سردرگم شده‌اید؟ در این مقاله در خلال بررسی اهمیت مدیریت زمان در معماری ، چند تکنیک عملی نیز ارائه داده شده‌است.
تاثیر دانشکده‌های معماری بر روند مدیریت زمان در معماری
در دوران تحصیل معمولاً دانشجویان معماری به شب‌بیداری برای انجام پروژه‌ها شهرت دارند. آنها غالباً با افتخار از این ویژگی صحبت می‌کنند و حتی شاید اساتید نیز از این روند استقبال کنند. اما واقعیت چیز دیگری است…
عمده‌ی این شب بیداری‌ها به دلیل عدم داشتن مهارت در مدیریت زمان و برنامه‌ریزی درست است نه به دلیل سختکوشی. معمولاً فارغ‌التحصیلان معماری این روند را در دوران حرفه‌ای خود نیز مانند دوران دانشجویی ادامه می‌دهند. این سبک زندگی تاثیر بسیار منفی بر کارایی و سلامت جسمی و ذهنی تمام انسان‌ها خواهد داشت. معماران نیز از این واقعیت مستثنی نیستند. با ادامه دادن این روند به زودی کاهش اثربخشی عملکردها در تمام ابعاد زندگی آشکار خواهد شد. برای روشن شدن ابعاد موضوع بهتر است در اینجا به دو مفهوم اشاره شود: مفهوم اثربخشی و کارایی.
-
اثربخشی چیست؟
در فرهنگ لغت، اثربخشی به معنی تصمیم به ایجاد اثری تعیین‌کننده و مطلوب است. بطور ساده‌تر، اثربخشی شما بر اساس مدت زمانی است که شما برای ایجاد آن اثر دلخواه نیاز دارید. مثلاً فردی دو ساعت طول می‌کشد تا مجموعه‌ای از نقشه‌ها را بررسی کند و نظر بدهد. فردی دیگر نیز چهار ساعت زمان لازم دارد تا همان کار را انجام دهد. در این صورت، فرد اول دو برابر فرد دوم مؤثرتر است. یکی دیگر از راه‌های فنی‌تر برای بررسی اثربخشی، مقدار ارزش (یا اثر دلخواه) ایجاد شده در واحد زمان است. بنابراین نخوابیدن و طول دادن انجام پروژه از شب تا صبح قطعاً شما را در نمودار اثربخشی پایین می‌آورد.
-
اثربخشی در مقابل کارایی
فرض کنید اثربخشی تماماً مربوط به تولید یک اثر دلخواه است. در اینصورت کارایی شامل مراحلی است که ما برای رسیدن به آن اثر بر می‌داریم. قدم های کمتر مساوی بازده بیشتر است. یک عملکرد ممکن است موثر باشد اما کارآمد نباشد. در مثال قبل، نفر دوم بالاخره به اثر مورد نظر دست می‌یابد، اما دو برابر نفر اول زمان لازم دارد. بنابراین نسبت به نفر اول، او در کار خود به اندازه‌ی کافی کارآمد نیست. برعکس‌اش نیز ممکن است. شما می‌توانید واقعا کارآمد باشید، اما اگر اثر مورد نظر را ایجاد نکنید، موثر نیستید.
زمان در دفتر معماری به چه صورت سپری میشود؟
معمولاً به صورت روزانه معماران با محیطی کاملاً مشتری محور و با حجم زیادی از کارها رو به رو هستند. بسیاری از معماران در تقسیم‌بندی زمان محدود روزانه‌شان دچار مشکل می‌شوند. برای درک ملموس‌تر موقعیت، بهتر است به یک داستان آشنا اشاره کنیم. فرض کنید طبق معمول به سرکار می‌روید و لیست کارهای خود را مرور می‌کنید. چند روز دیگر برای تحویل پروژه مهلت دارید و آماده‌ی انجام برخی کارها هستید. اما قبل از شروع کار، نگاهی گذرا به ایمیل خود می‌اندازید. ایمیلی از مشتری پیدا می‌کنید که درخواست تغییر سریع بخشی از طرح ساختمان را دارد. با خود می‌گویید: “من فوراً این موضوع را حل خواهم‌کرد”. “نباید زیاد طول بکشد.”
پنج ساعت بعد، پس از سه تماس تلفنی و شش ایمیل، تغییرات درخواستی مشتری را به او ارائه می‌دهید. ظهر شد و شما تازه آماده می‌شوید تا به کارهای لیست‌تان برسید. اما یک نگاه سریع دیگر به ایمیل خود می‌اندازید و می بینید که مشتری درخواست دیگری ارسال کرده‌است. دو ساعت دیگر نیز سپری میشود. پس از یک تماس و ارسال سه ایمیل، مشتری می‌گوید که تغییرات را نمی‌پسندد و همان طرح اولیه بهتر بود. عصر شد و شما حتی یک مورد از لیست کارهایتان را انجام نداده‌اید. ددلاین‌ها نزدیک هستند و باید ترسیمات زیادی را بررسی کنید. به نظر می‌رسد که شب تا صبح باید بیدار بمانید. چگونه می‌توان از این سرنوشت جلوگیری کرد؟ آیا تا به حال مشابه این موقعیت برای شما هم پیش آمده‌است؟
علت این ناکارآمدی در مدیریت زمان برای معاران چیست؟ و چگونه می‌توان زمان را در فضای کاری مدیریت کرد؟
معمولاً تفاوت بین زندگی همراه با آرامش و بهره‌وری بالا و زندگی پراسترس و رنج‌آور در مهارت‌هایی ساده نهفته است. یکی از مهارت‌هایی که مستقیماً بر روی مدیریت زمان تاثیر می‌گذارد یادگیری نحوه‌ی نه گفتن است. معمولاً تفاوت یک برنامه‌ی فشرده و یک برنامه‌ی باز، با نه گفتن ایجاد میشود. با نه گفتن می‌توان به جای انجام وظایف زیاد، مقدار مناسبی از فعالیت‌ها را انجام داد. اثرات نه گفتن را می‌توان در تفاوت بین ساعات کاری دیوانه‌وار و رسیدن به ضرب‌الاجل بدون استرس درک کرد. اما نه گفتن، می‌تواند سخت باشد. ممکن است از نه گفتن احساس ناراحتی کنید چرا که نگران ناراحت‌کردن مردم هستید. شاید نگران باشید که مشتریان وفرصت‌های شغلی آینده را از دست دهید.
حقیقت این است که وقتی هرگز نه نگویید، در واقع احتمال نتایجی را که از آن می‌ترسید افزایش خواهید داد. چرا که کارایی و خوش‌قولی شما به شدت زیر سوال خواهد رفت. پس در مواقع لزوم از قدرت نه گفتن به همه‌ی درخواست‌های مشتریان استفاده کنید. سوال این است که چگونه باید نه گفت؟ در ادامه به چند مورد از استراتژی‌های نه گفتن در سه حوزه اشاره می‌کنیم: الزامات زمانی، وظایف و چارچوب‌های زمانی.
-
الزامات زمانی
برای افزایش چشمگیر ساعت‌های مفید در برنامه‌ی خود، باید نسبت به الزامات زمانی نامناسب نه بگویید. به جای پذیرفتن تمام درخواست‌های دیگران از خود بپرسید: “آیا این سرمایه‌گذاری درستی برای زمان من است؟” برای مثال، فرض کنید از شما خواسته شده که برای کاری داوطلب شوید. این یک ابتکار خوب است اما با علایق شخصی یا اهداف توسعه حرفه‌ای شما همسو نیست. این کار حداقل سه تا پنج ساعت از زمان کاری شما در هر ماه را به خود اختصاص خواهد داد. به عبارتی در طول یک سال ۳۶ تا ۶۰ ساعت باید زمان بگذارید. پس با ظرافت درخواست را رد کنید. می‌توانید بگویید: “از اینکه از من خواستید تا بخشی از این پروژه باشم بسیار متشکرم و باعث افتخار من است. اما باید با احترام رد کنم زیرا در حال حاضر فرصت ندارم. از درک شما متشکرم.»
یا شاید از شما خواسته شود که در جلسه‌ای غیرضروری شرکت کنید. ممکن است مناسب باشد دعوت جلسه را رد کنید و بگویید: من دعوت جلسه را دیدم. از اطلاعیه‌ی ارسالی قدردانی می‌کنم. جری(یکی از دیگر اعضای تیم) نماینده‌ی تیم ما خواهد بود. من میدانم که او هر چیزی را که لازم است بدانیم گزارش خواهد کرد.” یا شاید از شما دعوت شود که به ناهار با افرادی بروید که همیشه اغلب آنها را می‌بینید. از طرفی پروژه‌ای برای کار کردن دارید. حتی شاید پروژه‌ای ندارید ولی ترجیح می‌دهید به باشگاه بروید یا فقط استراحت کنید. می‌توان گفت: “خیلی متشکرم برای دعوت، اما من برنامه‌ی دیگری دارم.” نه گفتن به تحمیل الزامات زمانی از جانب دیگران که با اولویت‌ها یا نیازهای شما همخوانی ندارد شاید سخت باشد. در ابتدا حتی ممکن است به مقدار کمی ناراحتی منجر شود. اما در نهایت باعث صرفه‌جویی ساعت‌ها وقت در زمان شما خواهدشد.
-
وظایف
بسیاری از افراد وظایفی بسیار بیش از ظرفیت خود در فهرست کارهایشان قرار می‌دهند. این امر به ویژه برای افرادی که سعی می‌کنند قبل از انجام کار خودشان به دیگران کمک کنند صادق است. برای خارج شدن از این چرخه، وقت آن است که نه گفتن را شروع کنید. به عنوان مثال، وقتی کسی از شما می‌خواهد کاری غیرضروری را انجام دهید، شما کاملاً حق دارید که نه بگویید. اگر در گذشته بیش از حد بله گفته‌اید، نیاز است که برای ترک عادت دیگران را بازآموزی کنید. آنها بالاخره متوجه تغییر شما خواهند شد. می‌توانید بگویید: “این حوزه‌ی تخصص من نیست. من می‌توانم که اطلاعات تماس شریل(یکی دیگر از همکاران) را در اختیار شما قرار دهم. مطمئن هستم که او خوشحال خواهدشد که در مورد این سوال به شما کمک کند.” یا بگویید “معمولا تنظیم‌کننده‌ی جلسه این گزارشات را ارائه می‌کند.”
اگر از شما خواسته شود تا پروژه‌ای خارج از ظرفیت زمانی خود انجام دهید، با ظرافت درخواست را رد کنید. می توان گفت: “این یک پیشنهاد واقعا جالب به نظر می‌رسد. اما متأسفانه، من در حال حاضر از لحاظ زمانی فرصتی ندارم. من نمی‌توانم برای چند هفته یا ماه آینده به این موضوع که میدانم برای شما مهم است برسم. احتمالاً بهتر است این وظیفه را به کسی محول کنید که بتواند زمان و توجه بیشتری ارائه دهد.» خلاصه اینکه وقتی فرصت وظایف بیشتری را ندارید، برای انجام کار مضاعف داوطلب نشوید. گاهی مواقع کمک نکردن یکی از بهترین راه‌ها برای نه گفتن است.
-
چارچوب‌های زمانی
گاهی اوقات با اینکه وظایفی در حیطه‌ی مسئولیت خود برعهده می‌گیرید، درمورد درخواست زمانبندی پروژه‌ها موافق نیستید. در این موارد، نه گفتن به برنامه های نامعقول مفید است. البته انتظارات در محل کار می‌تواند متفاوت باشد، بنابراین متناسب با موقعیت باید از این استراتژی‌ها استفاده کنید. این راه‌ها برای عقب‌نشینی از مهلت‌های پیشنهادی نامناسب می‌توانید استفاده کنید. فرض کنید از شما خواسته شده که کاری غیرفوری و نه چندان مهم را همین امروز انجام دهید. با انجام آن کار در اولویت شما کارهای مهم خود را نمی‌توانید انجام دهید. بنابریان کار تحمیل‌شده را چند روز به تعویق بیندازید. بطور مثال می‌توان گفت: من خیلی دوست دارم به شما کمک کنم. اما وقت امروز من قبلا به طور کامل با تعهدات نسبت به [رئیس، مشتریان، و غیره] رزرو شده است. متاسفانه امروز نمی‌توانم اما این را تا جمعه به شما ارائه خواهم‌داد.»
این ممکن است برای برخی افراد آزار دهنده باشد. اما به مرور زمان، به آنها یاد می‌دهد که زمان شما نیز ارزش دارد. آنها درک خواهند کرد که نمی‌توانند چنین درخواست‌ها یا تغییراتی خارج از چارچوب زمانی شما داشته‌باشند. همچنین متوجه خواهند شد که این کار به دو الی سه روز زمان نیاز دارد. ضمنا ارزش کار شما را نیز بیشتر درک خواهند کرد.
همچنین شاید اغلب در شب‌ها و آخر هفته‌ها پیام‌هایی از مشتریان در مورد پروژه دریافت کنید. توانایی تعیین حد و مرز برای خود را داشته بشید. نداشتن زمان استراحت به طور قابل توجهی منجر به فرسودگی شغلی خواهدشد. یکی از راه‌های استراحت بعد از ساعت کاری این است که از تلفن و ایمیل کاری خود دوری کنید. اگر ناچار باید چیزی بگویید، پاسخی مانند این ارسال کنید: «سلام! من فقط می‌خواستم به شما اطلاع دهم که ایمیل شما را دریافت کردم. وقتی به دفتر برگردم اول درخواست شما را بررسی خواهم‌کرد.»
چطور درمورد زمان تحویل پروژه‌ها مذاکره کنیم؟
شاید پروژه‌ی بزرگی را باید انجام دهید که مهلت آن با توجه به سایر تعهدات شما معقول نیست. می‌توانید از چند طریق مذاکره کنید. اگر موقعیت به رئیس شما مربوط میشود، می‌توانید اولویت‌های مختلف خود را توضیح دهید. در مورد اینکه ابتدا روی چه چیزی تمرکز کنید راهنمایی بخواهید. شاید موقعیت شامل شخص دیگری غیر از رئیس باشد اما شما نیز توانایی تعیین محدودیت‌ها را داشته‌باشید. در اینصورت می‌توانید به آنها یک پیشنهاد متقابل دهید. شاید موقعیت شامل شخص دیگری غیر از رئیس شما شود و شما صلاحیت عقب انداختن ضرب الاجل‌ها را نداشته‌باشید. در اینصورت ممکن است لازم باشد رئیس خود را در آن مکالمات مشارکت دهید.
در پایان، این عبارت احتمالاً چیزی شبیه به این خواهد بود: «شنیده‌ام که تا پایان ماه این پروژه را می‌خواهید. اما با پروژه‌های دیگری که در حال انجام هستیم، رسیدن به این مهلت ممکن نخواهد بود. من می‌خواهم یک ددلاین برای اواسط ماه آینده پیشنهاد کنم. آیا به نظر شما این منطقی به نظر می‌رسد؟» ممکن است این گفتگوها منجر به بحث در مورد جذب منابع دیگر، مانند پیمانکاران، یا تعادل مجدد کار شود. نه گفتن آسان نیست اما ارزش‌اش را دارد. توجه کنید که در نه گفتن، دیگران را زیاد معطل نکنید. همچنین با اطمینان ارتباط برقرار کنید. شما نیازی به عذرخواهی بیش از حد ندارید. آنچه را که می‌خواهید بگویید و سپس به کار خود ادامه دهید. به یاد داشته باشید، با نه گفتن، به چیزی که برای زمان شما واقعا اهمیت دارد، بله می‌گویید.
چه نکات دیگری به جز نه گفتن برای مدیریت زمان در معماری وجود دارد؟
در اینجا به ۵ نکته‌ی ضروری مدیریت زمان برای معماران پرمشغله اشاره شده‌است.
-
مدیریت فعالانه‌ی زمان خود
به این معنی است که خودتان براساس اولویت‌بندی کارهایتان، انتخاب کنید که کدام را اول انجام دهید. به این منظور می‌توانید از تکنیک‌های اهرم زمانی استفاده کنید که در انتهای مقاله اشاره شده‌است. اصطلاح اهرم به این معنی است که با توجه به زمان و انرژی محدودی که دارید کارهای بیشتری انجام دهید. می‌توانید محیط اطراف خود را به گونه‌ای طراحی کنید که چیزهای بی‌اهمیت تمرکز شما را به هم نریزد. به این ترتیب خواهید توانست در پایان روز زمان بیشتری برای کارهای مهم یا موردعلاقه‌ی خود اختصاص دهید. همچنین می‌توانید کارهایی که دیگران نیز میتوانند انجام دهند را به آنها بسپارید. زمان شما متعلق به شماست. این سنگ بنای مدیریت موثر زمان است. این یک منبع محدود است که برای مدیریت موثر به آن نیاز دارید. اجازه ندهید دیگران نحوه‌ی خرج کردن آن را به شما دیکته کنند.
گفتن این کار اغلب آسان‌تر از انجام آن است. به خصوص زمانی که رئیس یا مشتری شما انتظار دارد کارهای دیروز انجام شود. با این حال، تعیین انتظارات و ثابت بودن باعث میشود کنترل بیشتری بر روز و کل زندگی‌تان داشته باشید. به وقت خود احترام بگذارید و دیگران نیز به آن احترام خواهند گذاشت.
-
محدودکردن عوامل حواس‌پرتی
در حین انجام کار، اعلان‌های ایمیل خود را خاموش کنید. جدی، همین الان این کار را انجام دهید. در مرحله‌ی بعد، تمام برگه‌های اضافی را در مرورگر خود ببندید. در نهایت، تلفن خود را در حالت ویبره قرار دهید و یا خاموش کنید. امروزه از طریق ایمیل، تلفن‌های همراه و رسانه‌های اجتماعی، راه‌های ارتباطی گسترده‌ای وجود دارد اما همه‌ی آنها ضرورتی ندارند. مشکل این است که اگر آنها را کنترل نکنید، همه‌ی این ارتباطات میتوانند حواس‌پرتی بزرگی ایجاد کنند. نمی‌توان آنها را کاملاً حذف کرد. ما همه به آنها نیاز داریم. اما استفاده از آنها را در موقعیت‌های زمانی و مکانی خاص محدود کنید تا کارهای واقعی‌تان را انجام دهید.
برای شروع، سعی کنید فقط دو بار در روز ایمیل خود را چک کنید. ایمیل یک ابزار ارتباطی عالی است اما می‌تواند به کلی تمرکز شما را به هم بریزد. پاسخ دادن به ایمیل بسیار ساده‌تر از کار اصلی شماست، ولی وقت بیشتری از شما خواهد گرفت.
-
تک وظیفه بودن
تا مدت‌ها این اشتباه وجود داشت که افرادی که همزمان چند کار را باهم انجام می‌دهند کارآمدترند. امروز ما میدانیم که چند وظیفه‌ای بودن اصلا مزیت نیست. مغز انسان برای انجام بیش از یک کار در آن واحد طراحی نشده است. وقتی چندوظیفه‌ای عمل می‌کنیم، در واقع دائما در حال تغییر وضعیت مغزی خود از یک کار به کار دیگر هستیم. انجام این تغییر در مغز ما به زمان نیاز دارد. بنابراین با این کار در واقع کارایی کمتری خواهید داشت. مطالعات نشان داده‌اند که انجام دو کار به طور همزمان بیشتر از مجموع زمان کارهای تکی زمان می‌برد. چندوظیفه‌ای بودن عادتی است که ترک آن سخت است. یک راه خوب برای ترک این عادت این است که عوامل حواس‌پرتی خود را محدود کنید. هرچه حواس‌پرتی کمتری داشته باشید، احتمال اینکه کارتان را کامل کنید بیشتر است.
مشکل از اینجا شروع میشود که امروزه ابزارهای دیجیتال در ایجاد حواس‌پرتی عالی هستند. همه‌ی محتویات اینترنت، ایمیل و رسانه های اجتماعی سعی در جلب توجه ما دارند. به همین دلیل است که زمینه‌ی رو به رشدی برای ابزارهای دیجیتال تک منظوره وجود دارد. یکی از نمونه‌ها [۱]Hemingwrite است. طراحان دستی قدیم تک کاره‌های فوق العاده‌ای بودند. ابزار آنها عمدتا فقط یک مداد، خط‌کش تی و کاغذ بود. آنها بیشتر از ما می‌توانستند تمرکز کنند و از کار اصلی‌شان منحرف نشوند. آنچه ما نیاز داریم یک Hemingwrite برای [۲]BIM است.
-
ثبت زمان انجام کارها
به مدت یک هفته، تمام کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید را ثبت کنید. ممکن است قبلاً زمان خود را در یک برگه زمانی ردیابی کرده‌باشید، اما منظور ما گزارش زمان هر کاری است. همه چیز مانند صرف ۱۰ دقیقه برای بررسی ایمیل، ۵ دقیقه صحبت با همکاران در آشپزخانه و حتی دستشویی رفتن. یک هفته این کار را انجام دهید تا به میزان زمانی که به کارهای ظاهرا بی‌اهمیت اختصاص می‌دهید آگاه شوید. با این روش می‌توانید آگاهانه زمان‌های از دست رفته‌ی خود را پس بگیرید.
از یک دفتر ساده یا حتی اپلیکیشنی مانند Rescue Time[۳] استفاده کنید. Rescue Time برنامه‌ای است که همه‌ی کارهایی را که در رایانه خود انجام می دهید را ثبت می‌کند. نهایتا تصویر بسیار بهتری از آنچه واقعاً انجام می‌دهید در مقایسه با آنچه فکر می‌کنید انجام می‌دهید خواهید داشت. با در دست داشتن این داده ها، می توانید به طور عینی هفته‌ی خود را تجزیه و تحلیل کنید. متوجه خواهیدشد که زمان خود را کجا می‌گذرانید. نتایج ممکن است برای شما تعجب‌آور باشد.
-
طراحی برنامه‌ی زمانی هفتگی
ما معمارها در هر مقیاسی طراحی می‌کنیم، از سایت‌پلان گرفته تا دستگیره‌ی در. حتی ممکن است کمی گرافیک و طراحی وب انجام دهیم. در اصل، مدیریت زمان در معماری نیز یک مشکل طراحی است. فقط ۱۶۸ ساعت در هفته وجود دارد. این به شما بستگی دارد که همه چیز را به درستی انجام دهید. باید معاوضه‌هایی انجام دهید، اما این به شما کمک می‌کند آنچه را که برایتان مهم است اولویت‌بندی کنید.
چگونه می‌توانیم هفته‌ی ایده آل خود را طراحی کنیم؟
برای شروع، برای شفاف‌سازی وظایف خود فهرستی از کارهایتان در طول یک هفته‌ی معمولی تهیه کنید. کارهایی را که معمولاً در محل کار انجام می‌دهید و کارهای خارج از زمان کاری را دسته‌بندی کنید. حتماً وقفه و زمان استراحت (هم در داخل و هم خارج از محل کار) را هم در نظر بگیرید. این لیست اساساً سند برنامه شماست. زمان را به تکه‌هایی معقول و متناسب با کار موردنظر تقسیم کنید. فراموش نکنید که حداقل هفت الی هشت ساعت خواب و زمانی برای ورزش و معاشرت داشته باشید. این کارها عملکرد شما را در طول روز افزایش خواهند داد. این باور غلط را که معماری شغلی شبانه‌روزی است فراموش کنید. ما قبل از معمار بودن باید به عنوان انسان از خود مراقبت کنیم. به این ترتیب بهبود عملکرد کاری خود را نیز رقم خواهیم زد.
این طراحی زمانی را تا جایی امتحان کنید و پیش ببرید که در روز و هفته‌ی معمولی شما جا بیفتد. می‌توانید ابتدا آن را به صورت نمودار حبابی ترسیم کنید. سپس هنگامی که طرح برای شما کار کرد، طراحی خود را با استفاده از اکسل جدیتر کنید. قالبی برای اینکار را می‌توانید از این وبسایت دانلود کنید. هدف این کار مدیریت هر ثانیه از روز نیست. بلکه، از طراحی خود به عنوان راهنما استفاده کنید تا مطمئن شوید که کارهای مهم را انجام می‌دهید. با اینکار درگیری ذهنی کمتری برای انجام دادن کارهای اصلی‌تان خواهید داشت.
تحلیل مدیریت زمان در معماری و ناکارآمدی شرکت معماری
دوباره با یک داستان آشنا شروع می‌کنیم. ساعت ۹ صبح روز شنبه است و شما تازه به محل کار خود رسیده‌اید. لیست کارهای این هفته طولانی است: پاسخ دادن به ایمیل‌ها، برقراری تماس با مشتری، شرکت در جلسات، تحقیق در مورد نیازهای مشتری، نوشتن یک پروپوزال، به روزرسانی طرح پروژه، مطالعه در مورد پیشرفت کارهای جدید و…
ابتدا روی کدام کار تمرکز می‌کنید؟
رویکردی وجود دارد که بسیاری از ما اغلب به صورت پیش‌فرض از آن استفاده می‌کنیم. انجام آسان‌ترین کارها و یا کارهای فوری بدون توجه به اهمیت آنها. پدیده‌ای که محققان آن را به عنوان اثر «فوریت صرف» توصیف می‌کنند. در سال ۲۰۱۸، محققان این اثر را طی پنج آزمایش بررسی کردند. آنها از شرکت‌کنندگان خواستند برای انجام وظایفی که از نظر فوریت و اهمیت متفاوت بودند، تصمیم بگیرند. در انتها کارهای فوری سریع‌تر انجام شد در حالیکه کارهای مهم بیشتری باقی مانده‌بود. محققان دریافتند که مردم کارهای فوری را به کارهای مهم ترجیح می‌دهند. حتی زمانی که این کارهای مهم هزینه‌ی کمتری دارند. به نظر می‌رسد زمانی که احساس می‌کنیم زمان کمتری داریم، بیشتر به آن توجه می‌کنیم. بنابراین وقتی احساس می‌کنیم مشغله داریم، به احتمال زیاد طرفدار کارهای فوری و بی‌اهمیت‌ایم.
هر چه بیشتر مشغول باشیم این اثر قوی‌تر میشود. در مواقعی ما زمان کافی برای انجام وظایف زیادی را نداریم (آنچه محققان «فقر زمانی» می‌نامند). در این موقعیت‌ها ما عملکرد خوبی برای تعیین اهمیت نسبی هر یک از وظایف خود نخواهیم داشت. بنابراین، برای تصمیم‌گیری در مورد اولویت‌بندی به اکتشافات یا نشانه‌ها در محیط خود، مانند طول کار یا ددلاین کار برمی‌گردیم. بعضا کارهای مهمی را به سرعت از فهرست خود خارج می‌کنیم تا کنترل بیشتری بر برنامه‌های شلوغ خود داشته باشیم. اولویت قرار دادن کارهای فوری یعنی اینکه کارهای مهمی که مهلت فوری ندارند را به بعد موکول می‌کنیم. حتی شاید هیچوقت انجام نمی‌دهیم. هنگامی که ما در انجام کارهای مهم شکست بخوریم احساس استرس، غرق شدن و بی انگیزگی خواهیم کرد. همه‌ی این عوامل بهره‌وری شرکت‌ها را کاهش خواهد داد.
مدیران چه کاری می توانند انجام دهند تا به کارمندان کمک کنند؟ با تمایل طبیعی عقب انداختن کارهای مهمِ غیرفوری چه میشود کرد؟
آخرین تحقیقات یک راه‌حل ساده را پیشنهاد می‌کند. از کارمندان بخواهید زمانی را برای کارهای مهمِ غیرفوری اختصاص دهند. این زمان، زمان فعالانه یا زمان پیشگیرانه نامیده میشود. برای آزمایش این ایده، مطالعه‌ای روی ۴۶ کارمند تمام وقت از یک شرکت آمریکایی انجام شد. به نیمی از کارمندان گفته شد که یک جلسه‌ی برنامه‌ریزی هفتگی ۳۰ دقیقه‌ای تکراری را در تقویم خود تنظیم کنند. در طول این جلسه، از کارمندان خواسته شد تا فهرستی از وظایف کاری مهمِ غیرفوری خود تهیه کنند. آنها هر روز دو ساعت در روز را به مدت ۲ تا ۳ هفته به این کارها اختصاص دادند. به این ترتیب، در زمان مقرر پروژه از قبل آماده بودند و این بار سنگینی را از دوش آنها برمیداشت.
از کارمندان گروه دیگر خواسته نشد که این برنامه زمانبندی را داشته باشند. آنها به انجام کارهایی که معمولاً در محل کار انجام می‌دهند ادامه دادند. قبل از شروع دوره‌ی آزمایشی، از هر دو گروه خواسته شده‌بود تا به یک نظرسنجی پاسخ دهند. نظرسنجی در مورد استرس، بهره‌وری، مدیریت زمان، حجم کاری و پاسخگویی به مشتریان بود. شش هفته بعد، زمانی که دوره تمام شد، مجددا از آنها خواسته شد که همان نظرسنجی را تکمیل کنند.
نتایج مطالعات به صورت زیر بود…
پس از شش هفته، کارمندان گروه اول گزارش دادند که از زمان خود ۱۴درصد موثرتر استفاده کرده‌اند. آنها همچنین گزارش دادند که ۹٪ کمتر تحت فشار کار قرار گرفتند. ۱۲٪ بیشتر احتمال داشت کارهای بیشتری را انجام دهند و ضرب الاجل های مهم را رعایت کرده بودند. همچنین آنها کارهای مهم را سریع‌تر انجام داده‌بودند. در مقابل، کارمندان گروه دوم گزارش کردند که ۶ درصد کمتر در زمان خود مؤثر بوده‌اند. ۱۰ درصد بیشتر تحت تأثیر حجم کار قرار گرفته‌اند و ۴ درصد بازده کمتری داشته‌اند. کارمندانی که بیشترین سود را بردند، کسانی بودند که به نظر می‌رسید بیشترین فشار را برای مدیریت زمان دارند.
کارمندان در هر دو گروه به یک اندازه به درخواست‌های مشتریان پاسخ می‌دادند. اما گروه اول علاوه بر ارائه‌ی خدمات مناسب به مشتریان به طور کلی از کار خود خوشحال‌تر بودند. این نکته بسیار مهم است. زیرا تحقیقات اخیر نشان می‌دهد کارکنان شادتر بهره‌وری بیشتری دارند. ۸۴ درصد از شرکت‌کنندگان گروه اول خواستار استفاده از این روش برای کل کارهای شرکت خود بودند. شاید مطالعات بیشتری مورد نیاز است تا دقیق‌تر مزایای این روش را درک کنیم. اما یافته‌ها نشان می‌دهد که منظم کردن کارمندان در اولویت‌بندی کارها می‌تواند باعث افزایش رفاه، شادی و حتی بهره‌وری شود.
به گفته‌ی یکی از شرکت‌کنندگان: «مهمترین نتیجه برای من بعد از این شش هفته این است که چندوظیفه‌ای بودن را کنار بگذارم و به جای آن روی شروع، پایان و کار بعدی تمرکز کنم. من همچنین خاموش کردن تلفن همراهم را به مدت دو ساعت در روز نیز دوست داشتم و قطعاً این کار را ادامه خواهم داد. عادت کردن به کل مفهوم حدود یک هفته طول کشید، اما پس از آن به راحتی می‌توان این فرآیند را دنبال کرد.»
برای اثرات مثبت بیشتر چه میشود کرد؟
برای بهره بردن موثرتر انجام این روش باید بدون حواس پرتی باشد. بدون ایمیل، بدون Slack، بدون پیامک. بررسی ایمیل و پاسخ به درخواست فوری مشتری وسوسه‌انگیز است. با این وجود تحقیقات نشان می‌دهد که مدیریت این حس به طور روشن بر بهره‌وری ما تأثیر می‌گذارد. قبل توجه به کار بعدی، ما به زمان نیاز داریم تا به هیچ کاری فکر نکنیم. به همین دلیل، کارفرمایان باید اطمینان حاصل کنند که کارمندان میتوانند در صورت امکان، تمام عوامل حواس‌پرتی را خاموش کنند. بدین ترتیب روی کارهایی که برای هر دوره‌ی زمانی برنامه‌ریزی کرده‌اند متمرکز خواهندشد.
آیا این شیوه برای همه کار می‌کند؟
برخی از کارمندان دوست دارند زمان خود را بر اساس ساعت برنامه‌ریزی کنند. در حالی که برخی دیگر دوست دارند زمان خود را بر اساس رویدادها برنامه‌ریزی کنند. روش ذکرشده احتمالا برای کارمندان دسته‌ی اول که روزهایشان بر اساس ساعت برنامه‌ریزی میشود، پربازده‌تر است. در مقابل، کارمندانی که به رویدادها اهمیت می‌دهند از داشتن یک دوره انعطاف‌پذیرتر برای انجام کامل یک کار سود ببرند. مثلا یک صبح کامل هر شنبه یا بعدازظهر هر پنجشنبه را به این کار اختصاص دهند.
شاید برای مدیران سوالاتی ایجاد شود. آیا برای آسان‌تر کردن این فرآیند، تقویم کاری کارمندان را کنترل کنیم؟ دوره‌های زمانی حرفه‌ای در هر روز کاری برای دیدن نتایج مثبت ضروری دارد؟ دو ساعت کافی است یا نه؟ مدیران میتوانند از تیم خود نظرسنجی کنند. برای اندازه‌گیری علاقه، میتوانند یک استراتژی ساده را شروع کنند. آنها میتوانند رویه‌های مختلف مربوط به زمان را آزمایش کنند و تاثیر آن را بر کارمندانشان (و مشتریانشان) ببینند. توصیه میشود حداقل شش هفته به صورت آزمایشی این رویه انجام شود تا کارمندان به این روش عادت کنند. آنها یاد می‌گیرند که چه وظایفی را برنامه‌ریزی کرده و در چه روزهایی انجام دهند. تحقیقات بیشتری مورد نیاز است تا بفهمیم دقیقا این روش در زمینه‌های مختلف چگونه کار می‌کند. در هر صورت زمان کارهای مهمِ غیرفوری را برای خود تعیین کنید تا از مزایای آن بهره ببرید.
تا اینجا امیدوارم مطالب مفیدی درمورد اهمیت مدیریت زمان و روش‌های عملی آن برای معماران ارائه شده‌باشد. برای بخش پایانی، مایلم به تکنیک اهرم به عنوان آخرین تکنیک مدیریت زمان در این مقاله اشاره کنم.
استفاده از اهرم‌های کمکی برای مدیریت زمان در معماری
زمان با ارزش‌ترین منبع ماست. فقط ۲۴ ساعت در روز وجود دارد و هیچ کسی بیشتر از این ندارد. اینکه با آن زمان چه کنیم به خودمان بستگی دارد. برای اینکه مؤثرتر باشید، مهم است که به شدت از زمان خود مراقبت کنید. فقط آن را صرف چیزهایی کنید که واقعاً مهم هستند. یکی از راه‌های موثر برای استفاده بیشتر از زمان، استفاده از تکنیک اهرم است. همانطور که می‌دانید، اهرم به ما این امکان را می‌دهد که کار بیشتری را با تلاش کمتر انجام دهیم. با استفاده از یک اهرم می‌توانید وزن زیادی را با حداقل تلاش جابه جا کنید. به شیوه‌ی اهرم فکرکردن به این معنی است که چگونه می‌خواهید کاری را هوشمندانه‌تر انجام دهید نه سخت‌تر. استفاده از اهرم‌های درست تاثیر بیشتری بر اثربخشی عملکرد شما خواهند داشت.
چگونه به کمک تکنیک اهرم، معمار موثرتری باشیم؟
برای اینکه یک معمار مؤثرتر باشید، باید اهرم‌های زمانی خود را به حداکثر برسانید. در اینجا چند پیشنهاد برای اینکار ارائه شده‌است:
-
کاهش زمان موردنیاز برای انجام وظایف:
هر کار را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید و ببینید کجا می‌توانید برخی مراحل را حذف کنید. این کار در ابتدا زمان بیشتری را می‌طلبد، اما در درازمدت باعث صرفه‌جویی در وقت شما خواهدشد.
-
خودکار کردن خسته‌کننده‌ترین کارها:
اگر لازم است یک کار را بیش از سه بار انجام دهید، قطعاً باید آن را خودکار کنید.
-
اولویت‌بندی درست وظایف:
تعیین کنید که کدام یک از وظایف شما بیشترین ارزش را دارد و ابتدا روی آن کار کنید. به عبارتی در کارهای خود اولویت‌بندی داشته باشید.
-
برون‌سپاری کارها:
از زمان افراد دیگر استفاده کنید. اگر شخص دیگری می‌تواند کاری را بهتر و سریع‌تر از شما انجام دهد، این کار را به او محول کنید. این شما را آزاد می‌کند تا کاری را انجام دهید که ارزش بیشتری تولید می‌کند.
-
ارزش افزوده:
به عنوان مثال، با مدلسازی BIM می‌توانید خدمات اضافی به مشتری خود ارائه دهید. این می تواند شامل مدیریت امکانات یا خدمات تجسم داده‌ها باشد.
-
یادگیری مداوم:
به یادگیری ادامه دهید و روی مهارت‌های خود سرمایه‌گذاری کنید. یادگیری ویژگی‌های جدید و بهبود ۱۰ درصدی آنها باعث افزایش کارایی و اثربخشی شما در طولانی مدت میشود. مثلا کلیدهای میانبر یک نرم‌افزار را یاد بگیرید.
-
ایجاد کتابخانه‌ی اطلاعاتی:
برای ایجاد اطلاعاتی از طرح ها و جزئیات استاندارد کمی زمان سرمایه گذاری کنید. مواردی مانند سرویس‌بهداشتی و همچنین جزئیات در و دیوار باید استاندارد باشند. هر بار هنگام ترسیم نقشه‌ها به این استانداردها از اول فکر نکنید. از اطلاعات قبلی استفاده کنید تا زمان بیشتری برای توسعه‌ی بخش‌های واقعا منحصر به فرد پروژه خود داشته باشید.
استفاده از اهرم‌ها به شما این امکان را می‌دهد تا کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید. این مانند سطحی است که تخته سنگ عظیمی را بالا می‌برد. نگاه اهرم‌گونه به کار خود موجب میشود در زمان کمتری ارزش بیشتری ایجاد شود. این است که شما را به یک معمار واقعاً مؤثر تبدیل می‌کند نه کار کردن‌های شبانه‌روزی.
نکته‌ی آخر…
درک کنید که قرار نیست همه کاری را انجام دهید. انجام کارهای غیرمعقول بدون قربانی کردن سلامتی یا عقل برای یک انسان ممکن نیست. بنابراین فقط آنچه را که مهم است دریابید و در آن را به طور واقع بینانه به انجام برسانید. اولویت‌بندی کارهایتان را آگاهانه انتخاب کنید. به یاد داشته باشید، زمان ما گرانبهاترین کالای ماست. اگر به شدت از آن محافظت نکنید، قبل از اینکه متوجه شوید از بین خواهد رفت.
ترتیبی که کانون معماران برای مطالعه مطالب سری مهارت های نرم برای معماران به شما پیشنهاد می‌کند:
۱. مدیریت زمان در معماری
منابع: Archdaily | Harvard Business Review | HBR.org | Archsmarter.com
گردآوری و ترجمه: صباسفیری
[۱] نوعی ماشین تایپ دیجیتال، برای اطلاعات بیشتر به این وبسایت مراجعه کنید.
[۲] Building Information Modeling، مدلسازی اطلاعات ساختمان
[۳] از این وبسایت می‌توانید نصب کنید.
در اینستاگرام با همراه باشید
مجموعه اصول ارتباطی معمار و کافرما از تفاهم تا قرارداد
جستار هایی در حوزه معماری و کارآفرینی
کتاب کافرما ها پرواز نمی‌کنند!
